家計簿、カレンダー、アンケートの集約など、表を使って計算するものはだいたいつくれるよ。
利用シーンが思いつかなかったり、難しいイメージがあったりと、敬遠されがちな表計算ツールですが、一度利用方法を覚えると便利すぎて手放せません。
ぜひ使い方を覚えましょう。
- スプレッドシートの基本操作で迷わなくなる
- 簡単な表計算の作成ができる
スプレッドシートの概要とメリット
Googleが提供してるツールがスプレッドシートなんだ
スプレッドシートは表計算ツールの１つですが、下記のようなメリットがあり非常に便利です。
| メリット | 内容 |
| Googleアカウントがあれば無料で利用可能 | ソフトを購入する必要がありません。 インストールも不要です。 |
| クラウドでの利用 | パソコンにデータを保存しておく必要がなく、別のパソコンからもデータにアクセスできます。 |
| 自動保存される | 変更があるたびに自動保存されるため、保存を忘れてデータが消失する恐れがありません。 |
| 他の人と共有できる | ファイルをリンクで共有できます。 1つのファイルを共有するため、内容に変更があっても送付し直す必要がありません。 |
| 同時編集が可能 | 複数人で同時に１つのファイルを編集でき、作業スピードがあがったり、集約の手間が省けたりします。 |
注意点とデメリット
大きなデメリットや注意点はありませんが、強いてあげるなら「ネット環境が必要」という点です。
クラウドでデータ保存しているため、ネットに繋がっていないと使うことができません。
設定次第ではオフラインでも作業できますが、一度インターネットに接続して設定が必要です。
詳しく知りたい方はGoogleのドキュメントエディタヘルプをご覧ください。
【パソコン】スプレッドシートの基本操作
ここからはスプレッドシートの基本的な用語や操作方法について解説します。
シートの作成
Googleのトップページ、①右側にあるメニューをクリックして開き、②Googleドライブのアイコンをクリックします。
「＋ 新規」をクリックします。展開されたメニューから｢Google スプレッドシート｣をクリックすると、ファイルが作成されます。
ファイルはGoogleドライブに保存され、誤って削除した場合でもゴミ箱に30日間保存されます。
Googleドライブは、無料版で15GB、有料版でそれ以上の容量を保存可能です。
（金額によって保存できる容量が変わります。）
またスプレッドシートだけでなく、PDFや写真など様々なファイルをアップロードできます。
使い方
スプレッドシートは表計算という名前のとおり、表に数字や文字、数式などを入れて使うツールです。
表のマス目や縦横の列の名前など、覚えておくべき事項もあるので、説明していきます。
セル
マス目のことを「セル」と呼び、ここに文字や数字、数式や関数を入力します。例えばA列の2行目にあるセルは「A2」って言うんだ
行と列
横の並びを「行」、縦の並びを「列」といい、行には数字、列にはアルファベットを使います。
行と列は漢字のつくりに着目すると覚えやすいです。
- 行のつくりは横線２本が平行
- 列のつくりは縦線２本が平行
で覚えましょう。
行と列のサイズ変更
行と列のサイズは、行と行（列と列）の境目にマウスを当てた状態で、左右（上下）にドラッグすると変更できます。
このとき、境目でダブルクリックすると、既に入力されている文字の幅に自動で合わせてくれます。
文字(数字)の入力
セルをクリックして選択すると、文字や数字を入力できます。
全角数字は文字として認識されて、この後紹介する数式に使えないから注意してね！
数式（関数）の入力
文字や数字の入力と同様に、セルをクリックして選択した状態で、数式や関数を入力できます。
数式には、一部例外を除いて全て半角で入力します。
足し算
C3にA3とB3の足し算の結果を入れたい場合、C3をクリック後に「=A3+B3」と入力すると、自動で計算されます。
エンターキーを押すと結果が表示されます。引き算
引き算の関数は「-（マイナス）」です。
C3にA3とB3の引き算の結果を入れたい場合、C3をクリック後に「=A3-B3」と入力すると、自動で計算されます。
かけ算
掛け算の関数は「*（アスタリスク）」です。
C3にA3とB3のかけ算の結果を入れたい場合、C3をクリック後に「=A3*B3」と入力すると、自動で計算されます。
割り算
割り算の関数は「/（スラッシュ）」です。
C3にA3とB3の割り算の結果を入れたい場合、C3をクリック後に「=A3/B3」と入力すると、自動で計算されます。
合計
合計の関数は「SUM(セルの場所)」です。
C8にC3～C7までの合計を入れたい場合は、C8をクリック後に「=SUM(C3:C7)」と指定した範囲の合計値を計算してくれる関数を入力します。
エンターを押すと自動で計算され、結果が表示されます。範囲を指定する場合はセル名とセル名の間に「:（コロン）」を入力します。
例えば、A1,A2,A3,A4,A5を指定する場合は、一つずつ入力しても良いですが、「A1:A5」と入力すると文字数も少なくて見た目もすっきりします。
複数列の場合も、「A1:C5」のように指定することが可能です。
さっきの例だとC3～7がスーパーで買った商品の値段、C8がその合計って感じ！
枠線
指定した範囲に枠線を入れられます。
まず、枠線を入れたい範囲をドラッグで選択します。
次にツールバーから「枠線」をクリックし、枠線の種類を選択します。
選択した範囲に枠線が入ります。線の種類、太さ、色も変えられるため、見やすくなるように変更しましょう。
背景色の変更
特定のセルや範囲に背景色をつけられます。
セルや行、列を選択した状態で、ツールバーの「塗りつぶしの色」をクリックします。
色を選択すると、指定した範囲の背景色に反映されます。ファイルの保存
セルに数字を入力するなど、ファイルに何か変更がある度に自動でクラウドに保存されます。
そのため、特に手動で保存することはありません。
共有方法
スプレッドシートは複数人でシートを共有できます。
メニューから「共有」をクリックします。
共有相手の選択方法は2つあり、Googleアカウントでユーザー指定する方法とリンクを共有する方法があります。Googleアカウントの作成については「Googleアカウントの作成方法」をご確認ください。
リンクで共有する場合、リンクが流出する可能性があり、シートを編集した人が誰かわからなくなる可能性があります。
そのため、共有方法を「閲覧者」にしておくことをおすすめします。
この設定をしておくと、リンクで共有された人は閲覧のみ可能となるので、シートが見知らぬ人に改ざんされる可能性がなくなります。
iPhoneで使いたい場合
スプレッドシートはiPhoneからでも操作可能です。
基本的にiPhoneでの操作は非推奨ですが、理由と操作方法を解説します。
iPhoneでの使用は非推奨：誤操作の可能性が大きい
iPhoneでの操作は下記の理由から推奨いたしません。
- 画面が小さい
- セルの文字が全部表示されない
- 文字入力が手間
- 誤入力の可能性が高い
アプリで使う
App Storeで「スプレッドシート」と検索して、下記画像のアプリをインストールします。
ブラウザで使う
ブラウザからは閲覧のみ可能で、編集はできません。
ブラウザで閲覧するには、パソコンでの操作と同様に、Googleドライブを選択するとドライブ内のファイル一覧が表示されます。
スプレッドシートのファイルをタップすると開けます。
また、スプレッドシートのリンクをタップして開くこともできます。
パソコン版との違いは？
初心者が使う機能はiPhoneでもほとんど使えます。
ただし、慣れてから使う以下のような機能は、パソコン版と異なりiPhoneでは使用できません。
- ユーザーが指定した範囲に名前をつける
- ピボットテーブルの使用
スプレッドシートでよく使う機能
最後にスプレッドシートでよく使う機能について紹介します。
シートのコピーについて
例えば家計簿をつくる場合、１つのシートを１か月分とすることが考えられます。
このとき、シートをコピーして次月分をつくると便利です。
画面下のシートの横にある▼をクリックし、「コピー」をクリックすると、同じ内容のシートがもう１つできます。コメント機能
１つのシートを複数人で操作する場合に便利なのが、コメント機能です。
誰かが作業したセルの内容に疑問がある場合、セルの中身を書き換えることなく、セルに対してコメントをつけられます。
コメントを挿入したいセルで右クリックし、「コメント」をクリックすると入力できます。困ったときは？
誤操作で入力内容を消してしまった場合などは、下記の機能を使いましょう。
- ｢元に戻す｣ボタンで操作をさかのぼる
- 変更履歴をたどる
①左矢印で操作を「元に戻す」ことができます。 また、⌘Zでも同じ操作が可能です。
戻る必要があるところまで戻しましょう。
②「最終編集○○分前」をクリックすると、右側に変更履歴が表示されます。
履歴をクリックして、上部に表示される「この版を復元」をクリックすると、その時点のシートに戻すことができます。
まとめ
この記事を見ながら使ってみるよ！
次回は画像やファイルの保存・編集方法ついて解説するね！
